Как научиться планировать день?

План на день нужен каждому человеку. Хочется многое успевать, быть продуктивным и при этом оставаться энергичным. Именно поэтому планирование дня – важный и актуальный вопрос. Занятые люди составляют график на месяц, неделю, иногда даже год. Но ежедневный распорядок все так же играет значимую роль. 
Как же правильно планировать свой день?
Почему важно составлять дневной план?
Составлять ежедневные планы необходимо для того, чтобы эффективно использовать время, выполнять максимальное количество важных дел. Планирование помогает быть сконцентрированными и собранными.
На первый взгляд, составление плана может показаться сложной задачей. Но приложив немного трудолюбия и творчества, освоив несколько удобных инструментов, вы сможете составить хороший план для достижения целей.

Джедайские техники

«Джедайская техника пустого инбокса» — метод планирования дня, управления временем и задачами разработан бизнес-тренером Максимом Дорофеевым, как модификация метода GTD (GettingThingsDone).
«Инбокс» (или «входящие») — это задачи, дела и планы, которые требуют совершения какого-то действия или принятия решения. Когда «входящие» заполнены, мозг неспокоен, не может продуктивно работать. Поэтому «инбокс» нужно чистить, а дела доводить до конца.

Как работать с «инбоксом»?

• Записывайте задачи, идеи, покупки и прочее в отдельный список («инбокс»).

Все дела должны храниться в одном месте. Не составляйте много списков.
Пустой «инбокс» — это отсортированная и собранная в одном месте информация.
«Инбокс» — это то место, где хранятся ваши дела до сортировки. С появлением новых задач («входящих») он будет пополняться, выполненные дела из него уходят.
Просматривайте список с определенной периодичностью (1 раз в день или в неделю), убирайте дела, которые уже выполнили, дополняйте новыми «входящими».
Джедайская техника предполагает всего 2 приоритета для задач – те, которые надо сделать, и те, которые делать не надо.
Любая задача должна отвечать на вопрос «Что я должен сделать?».

• Список задач (или to-do list).

В нашей голове постоянно роятся мысли о невыполненных делах и событиях. Когда мозг заполнен «входящими», он не может продуктивно функционировать. Когда вы записываете задачи, вы освобождаете мозг. Вот почему полезно составлять список (to-do list).
Найдите удобное приложение для ведения списка. Воспользуйтесь популярными Todolist, Evernote, Doit.Im. Если не дружны с приложениями, возьмите обычный блокнот или ежедневник.
Выпишите в список предстоящие дела до последней мелочи. Проверьте ежедневники, заметки на рабочем столе и стикерах, напоминания в телефоне. Соберите всё в одном месте.
Сначала получится хаотичный перечень. Дальше его нужно структурировать, расставить приоритеты.
Выделите важные дела. Используйте принцип Парето 80/20. Его суть в том, что в списке из 10 дел есть 2, которые важнее других.
Можете воспользоваться матрицей тайм-менеджмента, которая делит все дела по важности и срочности. Возьмите лист бумаги, разделите его на 4 части. Получится 4 квадранта. Теперь возьмите список дел и определите каждое из них в нужный квадрант:
А — важные и срочные дела (требуют немедленного внимания);
В — важные, но не срочные (дела на долгосрочную перспективу);
С — срочные, но не важные (ими стоит заняться в последнюю очередь);
D — не срочные и не важные.
Вначале составление списка задач может показаться сложным. Но дальше, после того как вы составите ваш первый «инбокс», дело пойдет легче и быстрее.

Распорядок дня

Распорядок дня отличается от списка задач тем, что указывает время выполнения. Расписание и распорядок бывает не только у школьников. Его составляют все, кто хочет получать максимум пользы от времени, расписать день по часам и минутам.
Определитесь, где вы будете вести распорядок дня - это приложение для планирования или календарь на смартфоне. Если вы не дружите с гаджетами, сгодится бумажный органайзер.
В распорядке дня учитывайте всё, что важно. По часам распишите дела, которые нужно выполнить сегодня. Приоритетные запишите на первом месте.
Формулируйте их просто, чтобы легко воспринимались. В списке учитывайте все мелочи и неочевидные детали. Убедитесь, что ничего не забыли.
Постарайтесь объективно оценить время, затрачиваемое на выполнение задач. Лучше запланировать его с запасом на случай непредвиденных обстоятельств.

Советы по составлению дневного плана

Как планировать свой день? Отталкивайтесь от 2 моментов:

1. Время составления плана.

Лучше составлять заранее: или накануне вечером, или утром. Для того чтобы была возможность его пересмотреть и внести коррективы.

1. Подведение итогов дня.

Последним пунктом в ежедневном планировании должно быть подведение итогов за день. Проанализируйте, что удалось сделать, что вызвало сложности и, как улучшить процесс реализации задач.
Поэтапно процесс подготовки плана выглядит следующим образом:

• Составьте список дел, которые нужно выполнить.

Включите мелкие дела и крупные.

• Разделите дела на группы.

Критерии для сортировки разные, например, важность и срочность (принцип деления описан выше). К важным отнесите те дела, которые приведут к достижению целей. Их выполните в первую очередь. Если какие-то задачи требуют немедленного выполнения, начинайте с них.

• Пронумеруйте дела по очередности выполнения.

Используйте пометки для распределения дел по важности (символы или раскраску цветами).
Запланируйте выполнение дел на определенное время. Оставляйте запас на случай непредвиденного.

• Не планируйте много дел на один день. 

Планируйте 1-3 важных дела, которые нужно выполнить в любом случае. А остальные, если успеете.
Распределяйте дела на неделю равномерно.
Не расстраивайтесь, если один из пунктов плана не получилось выполнить. Перенесите его на следующий день.
Другие полезные рекомендации по планированию.
Планируя день, воспользуйтесь советами:

• Заведите красивый ежедневник или скачайте приложение для смартфона или компьютера, куда будете записывать задачи и планы.

Существует много программ-помощников, которые автоматически систематизируют задачи, вовремя вносят изменения и напоминают о планах в течение дня. Популярными инструментами планирования являются Google Календарь и Wunderlist.

• Планер или ежедневник всегда держите под рукой.

Чтобы в случае возникновения новых дел внести коррективы в распорядок дня и зафиксировать новую задачу.

• Используйте 2-3 инструмента планирования. 

Например, есть действенная методика BulletJournal. Согласно ей, планы, идеи, привычки, финансы записываются в обычную тетрадь. Или популярная техника планирования Pomodoro. Её суть в следующем: вы устанавливаете таймер на 25-30 минут и активно, не отвлекаясь, работаете. После выключения таймера делаете 5-минутный перерыв. После чего опять возвращаетесь к обязанностям на 25-30 мин.

• Распределяйте нагрузки. 

Как выяснили ученые, мозг функционирует лучше в определенное время. Следите за внутренними биоритмами. Проведите анализ, в какое время дня вы наиболее активны. В зависимости от этого распределяйте нагрузку.
И еще одна рекомендация. Старайтесь избегать перегрузок. В ежедневнике выделяйте, как минимум, один свободный день, который посвятите себе и занятию любимыми делами.
Выводы.
Каждому человеку полезно освоить навыки рационального планирования дня. Они помогают повысить продуктивность и эффективность любого занятия.
Берегите время, оно имеет свойство проходить быстро и незаметно. Не забывайте включать в ваши планы время для себя и любимых дел, ведь это лучший заряд энергии!